推动电子文件归档工作的思考/张智涛

作者:法律资料网 时间:2024-07-23 00:48:44   浏览:9360   来源:法律资料网
下载地址: 点击此处下载
推动电子文件归档工作的思考

张智涛


  与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟,容易产生畏难情绪;笔者认为,推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择?

  纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏,因此归档方式的选择至关重要。经实践检验,利用磁盘,脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘,会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档,这不仅加大了工作量,也增加了存贮磁盘的数量,简便而安全的方式是采用网络移交归档,并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条:?

  (一)借助计算机信息管理网,开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展,越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选,反映了职能活动的概貌,上网前,又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换,在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性,是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬,应由电子文件形成部门编目整理,也利用网络技术向档案部门传输,可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线,建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后,要对归档的电子文件提出格式要求,但不能是唯一性的,应认可几种通用性较强的软件,如:.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。?

  (二)选择电子文件信息的汇集点,由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要,人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平,计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”,打破了立卷单位人界限,更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作,是开发集中统一型信息系统的牵头部门,成为电子文悠扬信息的汇集点,又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档,无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统,共分为教学、科研、人事管理三个子系统,正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后,进行集中处理,经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新,过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求,进行鉴定,编目整理,通过网络传输,移交给档案部门保存,或直接存入光盘,定期归档。?

  无论利用何种途径归档,必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后,传输给档案部门,不能由档案部门自行从网上下载,以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘,最好不用磁盘存贮。?

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干,实现相关部门职能的交融集成,建立电子文件归档制度。?

  纸质文件归档经过多年实践,已形成相对稳定的骨干队伍,有较好的工作基础,各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人,负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本,形成一支队伍,承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生,不像立卷归档人员经与档案部门多年合作,建立了相对稳定的业务关系,容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以,依靠原纸质档案立卷工作骨干,比以各单位计算机与信息管理保同为主体,重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法,这与电子文件处理手法相差甚远,需要新的知识和技术手段,现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要,要通过组织业务学习和技术培训,尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能,担负起电子文件归档工作的重任。?

  电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档,必须靠制度约束,使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时,布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。?

  清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作,制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》,分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定,并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物,还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一,会上,分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序,做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上,又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上,本着“注重职能因素”的原则,选择了电子文件的信息综合性强,含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作,成立了两办电子文悠扬归档工作小组,由校办副主任任组长,并参照纸质文件归档范围,制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力,现已将部分电子文件归档。?

  与纸质文悠扬相比,电子文件归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门独家很难完成,应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务,了解电子文件的自然形成规律和历史联系,是承担归档工作的主要责任者,在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法,又了解全局情况,可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位,又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗 透,扬长避短,发挥各自的优势,在电子文件归档中集成一体,共同形成质量较好的电子文档。?

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性?

  由于印章和签署是文件生效的主要标志,在现在技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全。目前,电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”,归档内容形成“两套制”,即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址,同时,在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址,以便利用时参照互补。?

  在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前,它与纸质档案将并存很长时间,但从长远看,在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后,可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案,采取以磁、光介质归档为主,纸介质归档为辅的做法,而对那些凭证价值较高的档案,则采取以纸介质归档为主,磁、光介质归档为辅的做法。这样,不但能够提高档案管理工作效率,优化馆藏,也能减少档案的体积,缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一,要经过审慎证证,在万无一失的情况下实行,最好以简报、情况报道类,以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。
清华大学宣传部从八十年代初将报道学校工作情况的剪报整理作为资料归档。近年又在校园网管理系统中设置了“报刊信息”专栏,随时输入各报刊登载我校情况文章的标题及摘要,通过网络传输到全校,供广大师生员工共享。1998年,经与档案馆反复研究后,进一步完善了上网的报刊信息,加注了刊登文章的详细出处,相当于索引,并将上网报刊信息及索引制成硬拷贝,与相应的电子文件一并归档,简化了纸质剪报的剪裁、粘贴和整理工作。经如此办理,一般查询可利用电子档案,快捷方便,需查用全文时可借助电子档案所提供的报刊索引到图书馆查阅,万一电子档案被损坏,相应的纸制裁档案还保存完好。

下载地址: 点击此处下载

最高人民法院、最高人民检察院关于执行《关于惩治贪污罪贿赂罪的补充规定》若干问题的解答

最高人民法院 等


最高人民法院、最高人民检察院关于执行《关于惩治贪污罪贿赂罪的补充规定》若干问题的解答

1989年11月6日,最高法/最高检

一、关于贪污罪的几个问题
(一)关于贪污罪主体中,“集体经济组织工作人员”和“其他经手、管理公共财物的人员”应如何理解的问题
全国人民代表大会常务委员会《关于惩治贪污罪贿赂罪的补充规定》(以下简称《补充规定》)第一条规定:贪污罪的主体是“国家工作人员、集体经济组织工作人员或者其他经手、管理公共财物的人员”。
1、集体经济组织,即社会主义劳动群众集体所有制的经济组织,是指在政府主管部门管理之下,按照一定的组织章程建立起来的,财产所有权属于全体组织成员,公共积累为集体公有,并以按劳分配为主要分配形式的经济组织。
集体经济组织工作人员是指在集体经济组织中从事公务的人员。
个人投资、家庭投资、合伙人投资的私人经营的工商户不属于集体经济组织,其人员不能成为贪污罪主体。经济组织的所有制性质不明确或者上述私人经营的工商户持有集体营业执照的,应请工商行政管理部门重新核定。
2、“其他经手、管理公共财物的人员”包括:刑法第一百五十五条中规定的“受国家机关、企业、事业单位、人民团体委托从事公务的人员”;基层群众性自治组织(如居民委员会、村民委员会)中经手、管理公共财物的人员;全民所有制企业、集体所有制企业的承包经营者;以全民所有制和集体所有制企业为基础的股份制企业中经手、管理财物的人员;中方是全民所有制或集体所有制企业性质的中外合资经营企业、中外合作经营企业中经手、管理财物的人员。
直接从事生产、运输劳动的工人、农民,机关勤杂人员,个体劳动者,部队战士,经手公共财物的,如果他们所从事的仅仅是劳务,不能成为贪污罪的主体。
(二)关于共同贪污个人所得数额不大或尚未分赃的处罚问题
《补充规定》第二条第二款规定:“二人以上共同贪污的,按照个人所得数额及其在犯罪中的作用,分别处罚。……对其他共同贪污犯罪中的主犯,情节严重的,按照共同贪污的总数额处罚”。
共同贪污犯罪中,各共犯基于共同的犯罪故意,实施共同的犯罪行为,因此,各共犯均应对共同贪污犯罪行为所造成的危害后果负责。对于共同贪污中主犯情节严重的,按照共同贪污的总数额处罚。共同贪污尚未分赃的案件,处罚时应根据犯罪分子在共同贪污犯罪中的地位、作用,并参照贪污总数额和共犯成员间的平均数额确定犯罪分子个人应承担的刑事责任。
对于共同贪污个人所得数额虽未达到二千元,但共同贪污数额超过二千元的,主要责任者应予处罚,其中情节较轻的,由其所在单位或者上级主管机关酌情给予行政处分。
(三)关于多次贪污未经处理,按照累计贪污数额处罚的问题
《补充规定》第二条第三款规定:“对多次贪污未经处理的,按照累计贪污数额处罚”。
多次贪污未经处理,是指两次以上(含两次)的贪污行为,既没有受过刑事处罚(包括免予起诉、免予刑事处分),也没有受过行政处理。
累计贪污数额时,应按刑法有关追诉时效的规定执行,在追诉时效期限内的贪污数额应累计计算,已过追诉时效期限的贪污数额不予计算。

二、关于挪用公款罪的几个问题
(一)关于挪用公款罪如何处理的问题
《补充规定》第三条规定的“挪用公款归个人使用”,包括挪用者本人使用或者给其他个人使用。挪用公款后,为私利以个人名义将挪用的公款给企业事业单位、机关、团体使用的,应视为挪用公款归个人使用。
挪用公款罪有三种不同的情况,在处理时应当注意:
1、挪用公款归个人使用,数额较大,超过三个月未还的,构成挪用公款罪。“未还”是指案发前(被司法机关、主管部门或者有关单位发现前)未还、如果挪用公款数额较大,超过三个月后在案发前已全部归还本息的,可不认为是犯罪,由主管部门按政纪处理;挪用公款在五万元以上,超过三个月后,虽在案发前已全部归还本息,只要属于依法应予追诉的,仍应按挪用公款罪追究刑事责任,可以视不同情况,从轻或者减轻处罚。
2、挪用公款数额较大,归个人进行营利活动的,构成挪用公款罪,不受三个月的时间和是否归还的限制。在案发前已部分或者全部归还本息,可以分别情节,从轻或者减轻处罚,情节轻微的,也可以免除处罚。
3、挪用公款归个人进行投机倒把、走私、赌博等非法活动的,构成挪用公款罪,不受上述“数额较大”、“超过三个月未还”的限制、挪用人不知使用人利用公款进行非法活动的,按照上列第1或者2项的规定处罚。
挪用公款归个人进行非法活动或者营利活动,挪用人和使用人的获利均属非法所得。依照《补充规定》第十二条的规定,应予以没收。
(二)关于挪用公款罪的数额标准问题
对挪用公款罪的数额标准,在办案中可以分别情况掌握:
挪用公款归个人使用,“数额较大,进行营利活动的”,或者“数额较大,超过三个月未还的”,以挪用五千元至一万元为“数额较大”的起点,以挪用五万元为“情节严重”的数额起点。
各省、自治区、直辖市高级人民法院、人民检察院,可以参照上述意见,结合本地区的实际情况,在“数额较大”的幅度内,规定本地区具体掌握的“数额较大”的标准。

“挪用公款归个人使用,进行非法活动的”,比照《补充规定》第二条中对贪污罪的数额规定,以二千元为挪用公款归个人进行非法活动的数额起点,以一万元为“情节严重”的数额起点。
挪用国家救灾、抢险、防汛、优抚、救济款物归个人使用的数额标准,参照挪用公款归个人进行非法活动的数额标准掌握。
挪用虽未达到规定的“情节严重”的数额标准,但给国家或集体造成政治上、经济上的恶劣影响或重大损失的,也可以按“情节严重”处罚。
(三)关于“挪用公款数额较大不退还的,以贪污论处”的问题
《补充规定》第三条规定,“挪用公款数额较大不退还的,以贪污论处”。退还是指挪用人或其家属在司法机关立案后将挪用款交还。不退还,既包括主观上不想还的,也包括客观上不能还的。不退还,使被挪用的这部分公款遭到不可弥补的损失,这种行为应“以贪污论处”,定为贪污罪。
在适用《补充规定》第三条时,应按照以下界限掌握:
1、挪用公款案发后,侦查终结前退还的,以挪用公款罪认定处罚。
2、挪用公款后,有退还能力而拒不退还的,或者将挪用的公款用掉,实际上已无退还能力的,以贪污罪认定处罚。
3、在一案中,挪用的公款一部分已退还,另一部分未退还的,如果二者均已达到犯罪数额,前者定挪用公款罪,后者定贪污罪,按数罪并罚的原则处罚。不退还的数额未达到追究贪污罪起刑数额的,不定贪污罪,以挪用公款罪从重处罚。退还的数额未达到追究挪用公款罪起刑数额的,不定挪用公款罪,只在定贪污罪时作为一个情节考虑。
(四)“挪用公款数额较大不退还,以贪污论处”的数额标准如何掌握的问题
对于“挪用公款数额较大不退还,以贪污论处”的案件,应当依照《补充规定》第二条的规定,与贪污罪适用同一数额标准。
(五)关于挪用公物案件如何处理的问题
挪用公物归个人使用,一般应由主管部门按政纪处理,情节严重,需要追究刑事责任的,可以折价按挪用公款罪处罚。
(六)关于内外勾结挪用公款的共犯如何处理的问题
在挪用公款给其他个人使用的案件中,使用人与挪用人共谋,指使或者参与策划取得挪用款的,是共同犯罪。这个原则,也适用于“挪用公款数额较大不退还的,以贪污论处”的案件。

三、关于贿赂罪的几个问题
(一)关于受贿罪的主体问题
《补充规定》第四条规定的受贿罪主体,是指国家工作人员、集体经济组织工作人员或者其他从事公务的人员。
“其他从事公务的人员”,是指国家工作人员、集体经济组织工作人员以外的依照法律从事公务或者受委托从事公务的人员。
(二)关于受贿罪中“利用职务上的便利”如何理解的问题
受贿罪中“利用职务上的便利”,是指利用职权或者与职务有关的便利条件。“职权”是指本人职务范围内的权力。“与职务有关”,是指虽然不是直接利用职权,但利用了本人的职权或地位形成的便利条件。
国家工作人员不是直接利用本人职权,而是利用本人职权或地位形成的便利条件,通过其他国家工作人员职务上的行为,为请托人谋取利益,而本人从中向请托人索取或者非法收受财物的,应以受贿论处。对于单纯利用亲友关系,为请托人办事,从中收受财物的,不应以受贿论处。
(三)已离、退休的国家工作人员的受贿问题
已离、退休的国家工作人员,利用本人原有职权或地位形成的便利条件,通过在职的国家工作人员职务上的行为,为请托人谋取利益,而本人从中向请托人索取或者非法收受财物的,以受贿论处。
(四)关于构成受贿罪的行为如何掌握的问题
根据《补充规定》第四条第一款的规定,认定受贿罪的行为应当掌握:
1、索取他人财物的,不论是否“为他人谋取利益”,均可构成受贿罪。
2、非法收受他人财物,同时具备“为他人谋取利益”的,才能构成受贿罪。为他人谋取的利益是否正当,为他人谋取的利益是否实现,不影响受贿罪的成立。


国家税务总局关于暂缓执行《国家税务总局关于修改〈国家税务总局关于修订“饲料”注释及加强饲料征免增值税管理问题的通知〉的通知》的通知

国家税务总局


国家税务总局关于暂缓执行《国家税务总局关于修改〈国家税务总局关于修订“饲料”注释及加强饲料征免增值税管理问题的通知〉的通知》的通知
国家税务总局



《国家税务总局关于修改〈国家税务总局关于修订“饲料”注释及加强饲料征免增值税管理问题的通知〉的通知》(国税发〔2000〕93号)下发以后,一些部门反映豆粕免税对国内的油脂行业及大豆种植有较大影响。根据国务院领导的指示精神,现决定《国家税务总局关于修改
〈国家税务总局关于修订“饲料”注释及加强饲料征免增值税管理问题的通知〉的通知》(国税发〔2000〕93号)暂缓执行。



2000年7月19日